Ajánlatkérését kezdje a teljes terméknévvel és a tervezett felhasználás rövid, érthető leírásával. Nevezze meg az „egyszárnyú, befelé nyíló teraszajtót”, majd írja le, hogy az épületen belül pontosan hová kerül. Azt is jelezze, hogy egy meglévő ajtót szeretne-e lecserélni, vagy a falnyílás egy új építési projekt részeként készül. Így a terméktípus, a nyitási funkció és az alapvető beépítési helyzet már az egyeztetés kezdetétől egyértelműen elkülöníthető és értelmezhető.
Ezután adja meg a felmért méreteket, és minden értéknél egyértelműen jelölje, hogy az a meglévő falnyílásra vagy a kívánt teljes ajtóelemre vonatkozik-e. Egy feliratozott vázlat megmutathatja, mely pontokon végezte a mérést, valamint azt is, melyik a belső és melyik a külső oldal. A projekt egészére vonatkozó méreteket tartsa elkülönítve a tok, az ajtószárny és a szerelőfuratok megadott alkatrészméreteitől. Ha a padló- vagy falrétegrend később még változni fog, ezt és a tervezett állapotot is tüntesse fel.
A következő lépésben válasszon a négy anyagkivitel közül: fenyő, alumíniumburkolatos fenyő, tölgy vagy alumíniumburkolatos tölgy. Adja meg a kívánt színt is, és szükség esetén írja le, hogyan illeszkedjen az ajtó a meglévő ablakokhoz, ajtókhoz vagy homlokzati elemekhez. Minél pontosabban kapcsolja össze az anyagra és a színre vonatkozó igényét, annál áttekinthetőbb lesz a kívánt megjelenés, és annál könnyebben egyeztethetők a további részletek.
Ezután határozza meg az üvegezést és az osztóléc-kialakítást. Adja meg, hogy 2- vagy 3-rétegű hőszigetelő üveget kér, és írja le a választott kialakítás teljes nevét. Kifejezetten az „osztólécek nélkül” megjelölést használja, ha az üvegfelületet nem szeretné tagolni. Üvegosztó változatnál az „üvegosztó” kifejezés is a pontos terméknév része. Így az üvegfelépítés és a látható tagolás megbízhatóan két külön választási pontként rögzíthető, és egyik adat sem keveredik össze a másikkal.
Az összeállítást a kívánt kilinccsel és a projekthez kapcsolódó további kérdésekkel zárja. Egy teljes ajánlatkérés tartalmazza a termék nevét, a beépítési helyzetet, az egyértelműen megjelölt méreteket, az anyagkivitelt, a színt, a 2- vagy 3-rétegű hőszigetelő üveget, az osztóléc-kialakítás teljes nevét és a kilincsigényt. Kiegészítő fényképek vagy feliratozott vázlatok segíthetnek a térbeli körülmények bemutatásában. Ez a rendezett sorrend világos alapot biztosít az egyedi méretű, egyszárnyú, befelé nyíló teraszajtó további részletes egyeztetéséhez.