Kezdje a projekt egyértelmű megnevezésével, és írja le, hogy historikus stílusú „Kombi” oldalpántos ablakot kér. Mellékeljen vázlatot a tervezett nyílásról, amelyen a belső és külső oldal, a fix mező, a szárny és a nyitásirány is jelölt. Gondosan felvett méreteihez írja oda azt is, hol mérte őket. Így az építési nyílás és a kívánt ablak világosan elkülönül.
Ezután válasszon egyet a megnevezett osztásminták közül. Ne csupán annyit írjon, hogy „osztással”, hanem külön írja le a fix mező és a szárny vonalait. Vázlat használatakor az legyen összhangban a szöveges megadással. Így látható marad, hogy a fix mező osztatlan-e, függőleges osztást kap-e, vagy vízszintes és függőleges vonalakat is tartalmaz.
Ezután jegyezze fel a kívánt választási jellemzőket: fenyőfa vagy tölgyfa, színigény, előnyben részesített üvegezési felépítés és kilincsigény. Ezek a konfiguráció különböző részeire vonatkoznak, ezért mindegyiknek külön sort adjon. Ha valamelyik jellemzőn még gondolkodik, jelölje nyitott döntésként, ahelyett hogy több, egymásnak ellentmondó adatot írna egymás mellé magyarázat nélkül.
A beépítési helyzetről csak akkor egészítse ki az ajánlatkérést, ha az a megértéshez fontos. Ilyen lehet egy szomszédos épületrész, rendhagyó nyílásforma vagy a kilincs elérhetősége. A megfigyelt körülményeket válassza el a kívánt termékjellemzőktől. Az, hogy „kívül szomszédos épületrész található”, a helyzetet írja le; az ebből következő méret- vagy tervezési döntést külön kell ellenőrizni.
Végül ellenőrizze, hogy minden adat ugyanazt a nézeti oldalt használja-e, és a fix mező, illetve a szárny egyértelműen azonosítható-e. Nézze meg azt is, hogy szerepelnek-e a méretek, az osztásminta, a faanyag, a szín, az üvegezés és a kilincsigény. A rövid, rendezett ajánlatkérés hasznosabb, mint a hosszú, következetlen fogalmakkal írt leírás. Ezzel a sorrenddel világos alapot teremt egyedi méretű „Kombi” oldalpántos ablakának további egyeztetéséhez.