Najpierw zapisz pełną nazwę produktu: „Okno odchylne na zewnątrz z zawiasami u góry”. Dzięki temu od początku będzie jasne, że chodzi o skrzydło unoszone i otwierane na zewnątrz, a nie o okno rozwierane na bok lub inny produkt powiązany. Jeśli planujesz kilka typów stolarki, przygotuj oddzielny wiersz lub notatkę dla każdego z nich.
Następnie zbierz dane dotyczące planowanego otworu i zamawianego wymiaru. Zaznacz, do czego odnoszą się wszystkie zapisane wartości, aby nie pomylić otworu budowlanego, gotowego elementu i danych konstrukcyjnych. Dołącz rysunek albo zdjęcia, jeśli pomagają pokazać geometrię miejsca, otoczenie elewacji lub elementy wyposażenia znajdujące się przy oknie. Materiały pomocnicze powinny być czytelne i opisane.
W kolejnym kroku wybierz materiał: sosnę, sosnę z okładziną aluminiową, dąb albo dąb z okładziną aluminiową. Zapisz tę decyzję niezależnie od koloru, a następnie opisz oczekiwany odcień. Jeśli ma on nawiązywać do istniejącego elementu budynku, wskaż, do czego powinien być dopasowany. Pozwoli to jasno rozdzielić wybór materiału, okładziny i kolorystyki.
Potem podaj pełną nazwę wybranego wzoru szprosów. Nie skracaj jej do ogólnego określenia „ze szprosami”, ponieważ dostępne kompozycje różnią się kierunkiem i liczbą podziałów. Jeżeli wybierasz wersję bez szprosów, również zapisz jej właściwą nazwę. Osobno określ preferencje dotyczące klamki. Nie łącz wyboru klamki z marką okuć, ponieważ są to różne informacje.
Na końcu zanotuj pytania wymagające ustalenia dla Twojego projektu. Mogą dotyczyć sposobu wykonania szprosów, szczegółów koloru, klamki albo danych potrzebnych osobie prowadzącej inwestycję. Przed wysłaniem zapytania sprawdź, czy wszystkie informacje odnoszą się do właściwego okna i czy nie zostały skopiowane z opisu innego produktu. Krótka, uporządkowana wiadomość zawierająca nazwę, wymiar, materiał, kolor, wzór i klamkę tworzy przejrzysty punkt wyjścia do dalszych ustaleń.