Hvernig á að yfirfara afhendingu og tilkynna flutningstjón

Vönduð yfirferð við afhendingu auðveldar að greina flutningstjón, vöruskort og rangar vörur áður en uppsetning hefst. Hér er hagnýt móttökuferill fyrir gróðurhús, pergólur og útigufuböð við íslenskar aðstæður.

Af hverju skiptir yfirferð við afhendingu máli?

Gróðurhús, pergólur og útigufuböð koma yfirleitt í mörgum pakkningum sem geta innihaldið langa prófíla, gler eða plötur, timburhluta, festingar og minni fylgihluti. Pakkning getur litið vel út að utan þótt hlutur inni í henni hafi færst til, og rifinn kassi þarf ekki sjálfkrafa að þýða að varan sé skemmd. Markviss yfirferð hjálpar til við að greina muninn og skrá raunverulegt ástand sendingarinnar.

Góð skráning ver bæði kaupanda og seljanda. Hún sýnir hvenær sendingin kom, hversu margar einingar voru afhentar og hvort sjáanleg merki um högg, bleytu eða tilfærslu voru til staðar. Ef vandamál kemur í ljós síðar er mun auðveldara að rekja það þegar til eru myndir, fylgiskjöl og skýr lýsing frá móttökudegi.

Undirbúningur er sérstaklega mikilvægur á Íslandi. Vindur, rigning, snjókoma og skjótar hitabreytingar geta gert móttöku erfiðari og valdið viðbótarskemmdum eftir að flytjandi er farinn. Kynntu þér því bæði innkaupa- og afhendingarskilmála og almennar upplýsingar áður en sendingin kemur.

Undirbúðu þig áður en afhending fer fram

Veldu hentugt móttöku- og geymslusvæði

Veldu slétt, stöðugt og aðgengilegt svæði þar sem hægt er að leggja pakkningar niður án þess að þær velti, bogni eða loki akstursleið. Athugaðu fyrirfram hvort flutningabíll komist að staðnum og hvort lágar greinar, þröng hlið, lausamöl, hálka eða mjúkur jarðvegur geti torveldað afhendinguna. Móttökustaðurinn þarf ekki endilega að vera uppsetningarstaðurinn, en leiðin þar á milli ætti að vera skipulögð.

Hafðu yfirbreiðslu eða þurrt geymslurými tiltækt. Yfirbreiðsla á að vera tryggilega fest án þess að þrýsta á gler, plötur eða viðkvæma kanta. Láttu pakkningar ekki standa í vatni og leggðu þær ekki beint á blautan jarðveg. Léttar eða flatar einingar geta tekið á sig vind; þær þarf því að geyma samkvæmt merkingum og tryggja án þess að herða bönd svo mikið að þau valdi dældum.

Gerðu ráð fyrir nægu fólki til að taka á móti sendingunni á öruggan hátt. Ekki reyna að stöðva eða rétta af þungan eða hallandi farm með handafli. Ef aðstæður eru ótryggar á að halda fólki frá hættusvæðinu og ræða næstu skref við flytjanda.

Hafðu viðeigandi gögn við höndina

Hafðu pöntunarstaðfestingu, afhendingarskjöl, síma með hlaðinni rafhlöðu og eitthvað til að skrifa hjá þér. Gott er að hafa vörulista eða pakkningayfirlit ef slíkt fylgir pöntuninni. Upplýsingar um hvernig pöntun fer fram geta einnig hjálpað þér að finna rétt pöntunarnúmer og samskiptaupplýsingar.

Skoðaðu fyrirfram hvers konar vara er væntanleg. Pakkningar fyrir álgróðurhús og garðskýli geta verið ólíkar sendingum fyrir viðargróðurhús og garðskýli. Sama á við um pergólur og gufuböð. Þessi vitneskja hjálpar þér að átta þig á því hvort löng, flöt eða þung stykki krefjist sérstakrar athygli.

Yfirferð afhendingar: nauðsynleg röð aðgerða

1. Tryggðu öryggi fyrst. Skoðaðu staðsetningu bíls, farms og fólks áður en afferming hefst. Ekki standa undir lyftum farmi eða á milli farms og fasteignar.
2. Staðfestu sendinguna. Berðu nafn, heimilisfang og pöntunar- eða sendingarnúmer saman við gögnin þín.
3. Teldu afhentar einingar. Teldu kassa, búnt, bretti og lausa merkta hluta. Ekki gera ráð fyrir að eitt bretti jafngildi einum pakka.
4. Skoðaðu allar hliðar. Gakktu í kringum sendinguna ef það er öruggt. Athugaðu topp, botn, horn, enda og svæði undir böndum eða plastfilmu.
5. Leitaðu að frávikum. Skráðu göt, rifur, dældir, brot, raka, færð bönd, halla eða merki um að pakkningu hafi verið staflað rangt.
6. Taktu myndir áður en farmi er raskað. Byrjaðu á yfirlitsmyndum og færðu þig síðan nær hverju fráviki.
7. Skráðu athugasemd á afhendingarskjal. Notaðu skýrt orðalag og tilgreindu hvaða pakkning virðist skemmd eða vantar. Óljós athugasemd á borð við „með fyrirvara“ er síður gagnleg en nákvæm lýsing.
8. Flyttu sendinguna í skjól. Haltu grunsamlegum hlutum aðskildum og verndaðu allt annað gegn veðri.
9. Gerðu ítarlegri yfirferð. Opnaðu og skoðaðu samkvæmt leiðbeiningum án þess að skemma umbúðir að óþörfu.
10. Tilkynntu frávik tafarlaust. Fylgdu gildandi skilmálum og sendu öll gögn saman eins fljótt og unnt er.

Hvað á að skoða meðan bílstjórinn er á staðnum?

Berðu raunverulegan pakkningafjölda saman við afhendingarskjal. Leitaðu sérstaklega að pressuðum hornum, sprungnum kössum, götum eftir lyftibúnað, slitnum böndum, teygðri filmu og hlutum sem standa út úr umbúðum. Skoðaðu hvort langt búnt sé beint eða hafi sýnilegan sveig. Athugaðu einnig hvort bretti sé brotið eða farmurinn halli óeðlilega.

Raki getur verið mikilvæg vísbending, einkum þegar um timbur, pappa eða fylgihlutakassa er að ræða. Greindu þó á milli yfirborðsraka frá íslensku veðri og þess að pakkning hafi verið gegnblaut. Taktu myndir af vatnsblettum, rifnum yfirbreiðslum og óvarðum opum áður en þú færir eða þurrkar pakkninguna.

Ef glerrúður eða plötur eru hluti af sendingunni skaltu leita að glerbrotum, skrölti, sprungum og skemmdum köntum án þess að stinga höndum inn í rifnar umbúðir. Fyrir frekari undirbúning varðandi efnisval má lesa um pólýkarbónatplötur í gróðurhúsum og algengar spurningar um gróðurhús úr áli.

Á að taka við skemmdri sendingu eða hafna henni?

Ekki er eitt svar rétt í öllum tilvikum. Minniháttar skemmd á ytri umbúðum getur verið hægt að skrá á afhendingarskjal og taka síðan við sendingunni til frekari skoðunar. Alvarleg skemmd, greinilega brotinn farmur, verulegur vöruskortur eða óörugg staða getur kallað á annað verklag. Hafðu samband við Bloomcabin ef það er mögulegt áður en ákvörðun er tekin og fylgdu leiðbeiningum flytjanda og gildandi skilmálum.

Ekki hafna sjálfkrafa heilum farmi vegna einnar dældar í pappa, en ekki heldur staðfesta að allt hafi borist óskemmt ef augljóst frávik er til staðar. Ef þú skrifar undir rafrænt skaltu biðja um að athugasemdin verði skráð áður en undirritun lýkur og varðveita afrit eða ljósmynd af staðfestingunni.

Öryggi gengur alltaf fyrir skjölum og vörueftirliti. Ef farmur hallar, bönd hafa slitnað eða glerbrot eru sýnileg skaltu halda fjarlægð og láta þjálfað starfsfólk meta aðstæður.

Hvernig á að taka gagnlegar ljósmyndir af skemmdum?

Myndir þurfa að segja samfellda sögu. Taktu fyrst mynd af allri sendingunni á móttökustað, síðan af viðkomandi bretti eða pakkningu, næst af skemmdinni sjálfri og loks nærmynd sem sýnir eðli hennar. Hafðu sendingarmiða eða pakkanúmer læsilegt á að minnsta kosti einni mynd, en forðastu að birta persónuupplýsingar opinberlega.

• Taktu myndir í góðri birtu og þurrkaðu ekki burt ummerki áður en þau hafa verið skráð.
• Myndaðu bæði ytri umbúðir og hlutinn inni í þeim þegar pakkning er opnuð.
• Sýndu stefnu og staðsetningu skemmdar, til dæmis vinstra horn eða miðju langs prófíls.
• Notaðu reglustiku eða annan kunnuglegan mælikvarða ef stærð skemmdar sést illa.
• Taktu mynd af vörumerkingu, hlutamerkingu eða númeri án þess að fjarlægja límmiða.
• Geymdu upprunalegu myndskrárnar og forðastu síur eða breytingar sem fela smáatriði.

Stutt myndband getur verið gagnlegt ef hlutur er laus í lokaðri einingu eða hurð hreyfist óeðlilega, en það kemur ekki í stað skýrra ljósmynda og skriflegrar lýsingar.

Sýnilegt tjón, falið tjón, vöruskortur og rangar vörur

Sýnilegt flutningstjón

Sýnilegt tjón er frávik sem má greina áður en eða um leið og tekið er við sendingu, svo sem rifið plast, dæld, brotið bretti, sprungið gler eða bogið búnt. Skráðu það á afhendingarskjalið, taktu myndir meðan sendingin er enn í þeirri stöðu sem hún kom í og tilkynntu það með nákvæmu pakkanúmeri.

Falið tjón

Falið tjón kemur ekki í ljós fyrr en umbúðir eru opnaðar. Dæmi eru rispa undir óskemmdum pappa, brotinn festihlutur eða boginn prófíll inni í beinu búnti. Opnaðu pakkningar skipulega og geymdu umbúðirnar. Myndaðu hlutinn þar sem hann fannst, innri hlífðarefni og ytri pakkninguna. Tilkynntu tjónið án óþarfa tafa samkvæmt viðeigandi skilmálum.

Pakkningar eða hlutar vantar

Greindu á milli þess að heilan merktan pakka vanti og þess að smáhlutur finnist ekki inni í móttekinni pakkningu. Athugaðu pakkningayfirlit, merkingar og hvort minni kassi hafi verið festur inni í stærri einingu. Skoðaðu ekki aðeins fjölda kassa heldur einnig númer þeirra. Ekki álykta um skort út frá samsetningarteikningu einni saman; sambærilegir festingarhlutar geta verið sameinaðir í einum poka.

Rangar vörur

Ef merking, litur, gerð eða hlutur virðist ekki passa við pöntunina skaltu ekki laga hann að mannvirkinu eða fjarlægja varanlegar merkingar. Berðu upplýsingarnar saman við pöntunarstaðfestingu og sendu mynd af vörunni og miðanum. Þetta skiptir meðal annars máli þegar valið hefur verið á milli veggpergólu og frístandandi pergólu eða mismunandi gerða útigufubaða, svo sem Thermowood HC 150 og Thermowood HCF 225.

Sendu inn fullbúna tilkynningu um flutningstjón

Ein samfelld og vel merkt tilkynning flýtir fyrir yfirferð. Notaðu samskiptaupplýsingar Bloomcabin og fylgdu því ferli sem tilgreint er í afhendingargögnum eða skilmálum. Ekki dreifa upplýsingum um sama tjón í mörg ótengd skilaboð ef hægt er að sameina þær.

Láttu þessar upplýsingar fylgja

• nafn kaupanda og pöntunar- eða reikningsnúmer;
• afhendingardag og móttökustað;
• nafn flytjanda ef það kemur fram í skjölum;
• heildarfjölda móttekinna pakkninga og fjölda samkvæmt skjali;
• pakkanúmer, vörumerkingu eða hlutanúmer viðkomandi einingar;
• stutta, hlutlæga lýsingu á tjóni, skorti eða rangri vöru;
• upplýsingar um hvort frávik hafi verið skráð hjá bílstjóra;
• yfirlitsmyndir, nærmyndir og myndir af umbúðum og merkimiðum;
• staðfestingu á að uppsetning eða viðgerð hafi ekki hafist á umdeildum hlut.

Lýstu því sem sést frekar en að giska á orsökina. „Vinstri endi prófíls er boginn og ytri kassi er rifinn á sama stað“ er gagnlegra en „varan var illa flutt“. Ef fleiri en einn hlutur er skemmdur skaltu númera þá í textanum og nota samsvarandi heiti á myndskrám.

Ekki setja upp eða gera við vafasama íhluti

Ekki rétta boginn málm, líma sprunginn hlut, pússa rispu, skipta um festingar eða saga rangan íhlut áður en málið hefur verið metið. Slík vinna getur breytt sönnunargögnum, gert orsök óljósa og haft áhrif á mögulega lausn. Hún getur líka skapað öryggisáhættu eða valdið því að aðrir hlutar passi ekki síðar.

Sama gildir um undirstöður og festingar. Almennur undirbúningur má halda áfram ef hann er óháður umdeilda hlutnum, en ekki breyta mannvirki til að láta skemmdan eða rangan íhlut passa. Fyrir pergólur er gagnlegt að skoða leiðbeiningar um undirstöður og mál pergóla úr áli áður en uppsetningarvinna hefst. Athuga þarf alltaf staðbundnar kröfur, meðal annars hvort leyfi eða samþykki eigi við; nánari almenn umfjöllun er í leiðarvísinum um byggingarleyfi fyrir gróðurhús eða pergólu á Íslandi.

Verndaðu það sem er óskemmt

Flutningstjón á einni pakkningu réttlætir ekki að restin af sendingunni verði skilin eftir óvarin. Flyttu óskemmda hluta í þurrt, loftræst og öruggt rými. Haltu mismunandi búntum merktum og ekki blanda smáhlutum úr mörgum kössum. Settu skrúfur, beslag og leiðbeiningar í lokað ílát og skráðu úr hvaða pakkningu þær komu.

Geymdu grunsamlega pakkningu aðskilda en stöðuga. Varðveittu pappa, filmu, hornhlífar, bönd og bretti þar til málið hefur verið yfirfarið. Ef umbúðir eru blautar og gætu valdið frekara tjóni má verja vöruna, en myndaðu fyrst upprunalegt ástand og geymdu viðeigandi umbúðahluta ef það er öruggt.

Sérstök atriði eftir tegund útimannvirkis

Mannvirki	Atriði við móttöku	Geymsla fram að uppsetningu
Gróðurhús úr áli	Skoða langa prófíla, horn, rennur, gler eða plötur og smáhlutakassa.	Styðja langa hluta jafnt, verja plötur og halda merkingum sýnilegum.
Gróðurhús eða garðhús úr viði	Leita að höggförum, raka, sprungum og skemmdum á hurða- eða gluggaeiningum.	Geyma þurrt og loftræst samkvæmt leiðbeiningum, ekki beint á jörðu.
Pergóla	Staðfesta að stólpar, bitar, þakeiningar og festingar samsvari pöntun.	Tryggja langa og létta hluta sérstaklega vel gegn vindi.
Útigufubað	Skoða timburhluta, bönd, hurð, gler, þakefni og fylgihlutapakka.	Halda einingum þurrum, stöðugum og aðskildum frá óhreinindum.

Fyrir gróðurhús getur framtíðarnotkun haft áhrif á hvaða pakkningar þú þarft fyrst. Hugmyndir um íslenskar aðstæður má finna í umfjöllun um gróðurhús í íslenskum garði, stærð og hönnun orangerie-gróðurhúsa og gróðurhús í viktorískum stíl. Þetta breytir þó ekki móttökuferlinu: fyrst skal telja og skoða, síðan geyma og loks hefja uppsetningu.

Við móttöku pergólu skiptir máli að vita hvaða útfærsla var pöntuð. Munurinn á lífstílspergólu og klassískri pergólu getur endurspeglast í pakkningum og fylgihlutum. Nánari hönnunarumfjöllun um þak, regn og gler er í greininni er lífstílspergóla þess virði?

Útigufuböð geta innihaldið fjölbreytta timbur-, gler- og fylgihluta. Skoðaðu hverja merkta einingu án þess að bera saman ólíkar gerðir út frá útliti einu saman. Vörusíður eins og Thermowood HC 180 og Thermowood HCF 300 geta hjálpað við að staðfesta hvaða gerð var pöntuð, en fylgiskjöl sendingarinnar ráða við talningu og auðkenningu.

Fljótlegur gátlisti við móttöku

• Er móttökusvæðið slétt, öruggt og varið gegn veðri?
• Eru pöntunargögn og sími tiltæk?
• Passa nafn, heimilisfang og sendingarnúmer?
• Passar fjöldi bretta, búnta og kassa við afhendingarskjal?
• Hafa allar aðgengilegar hliðar pakkninganna verið skoðaðar?
• Hafa sjáanleg frávik verið skráð áður en undirritað er?
• Voru teknar yfirlitsmyndir, nærmyndir og myndir af merkimiðum?
• Eru umbúðir og skemmdir hlutar varðveitt?
• Hefur uppsetning grunsamlegra hluta verið stöðvuð?
• Var fullbúin tilkynning send án óþarfa tafa?

Ef spurningar vakna um ábyrgð eða annað ferli eftir afhendingu skaltu kynna þér sérstakar upplýsingar um ábyrgð og breytingar og afpöntun pantana. Flutningstjón, ábyrgðarmál, röng vara og almenn skil eru ekki sjálfkrafa sama ferlið.

Algengar spurningar

Þýða skemmdar umbúðir alltaf að varan sé skemmd?

Nei. Umbúðir eru ætlaðar til að taka við ákveðnu álagi og geta verið rispaðar eða dældaðar án þess að innihaldið sé skemmt. Samt þarf að mynda frávikið, skrá það og skoða innihaldið vandlega. Ekki farga umbúðunum fyrr en staðfest hefur verið að hluturinn sé í lagi.

Hvað geri ég ef bílstjórinn er farinn þegar falið tjón finnst?

Stöðvaðu uppsetningu viðkomandi hlutar, myndaðu hann þar sem hann fannst og varðveittu allar umbúðir. Skráðu pakkanúmer og lýstu því hvenær pakkningin var opnuð. Sendu fullbúna tilkynningu eins fljótt og unnt er samkvæmt gildandi skilmálum.

Á ég að henda umbúðunum eftir að ég hef skoðað hlutina?

Ekki strax. Geymdu ytri og innri umbúðir, límmiða, hornhlífar og annað sem sýnir hvernig hluturinn var varinn. Umbúðir geta verið nauðsynlegar til mats eða öruggrar meðhöndlunar. Þegar staðfest hefur verið að engin frávik séu til staðar má flokka þær á viðeigandi hátt.

Má ég rétta eða gera við boginn íhlut sjálf eða sjálfur?

Ekki áður en málið hefur verið tilkynnt og metið. Rétting getur skilið eftir merki, breytt lögun eða valdið ósýnilegri veikingu. Hún getur einnig gert erfiðara að ákvarða hvaða lausn á við. Haltu hlutnum stöðugum og aðskildum frá uppsetningu.

Hvað ef pakkningafjöldinn er réttur en hluta virðist vanta?

Athugaðu pakkningayfirlit og allar merktar einingar. Smáhlutir geta verið sameinaðir í einum kassa eða festir inni í stærri pakkningu. Skráðu hvaða hlutanúmer eða lýsingu vantar og hvaða pakkningar hafa verið opnaðar. Ekki lýsa heilli pakkningu sem týndri ef aðeins einn óstaðfestur hlutur vantar.

Er tilkynning um flutningstjón það sama og ábyrgðarkrafa eða skil?

Nei, ekki endilega. Flutningstjón lýtur að ástandi og atvikum við flutning og afhendingu. Ábyrgðarmál getur varðað annað frávik sem kemur í ljós síðar, en skil eða breyting pöntunar er sérstakt ferli. Rétt flokkun og skýr gögn hjálpa til við að beina málinu í viðeigandi farveg.

Hversu margar ljósmyndir á ég að senda?

Sendu nægilega margar til að sýna samhengi án fjölda endurtekinna mynda. Yfirleitt þarf yfirlit af sendingu, mynd af viðkomandi pakkningu, nærmynd af skemmd, mynd af merkimiða og mynd af innri og ytri umbúðum. Fleiri myndir geta verið nauðsynlegar ef nokkrir hlutar eða margar hliðar eru skemmdar.

Má halda uppsetningu áfram með óskemmda hluta?

Það fer eftir því hvort vinnan er óháð umdeilda íhlutnum. Ekki loka skemmdan hluta inni, breyta aðliggjandi hlutum eða framkvæma verk sem gera skoðun erfiðari. Ef vafi leikur á skaltu stöðva viðkomandi áfanga og óska eftir leiðbeiningum.

Hvað geri ég ef farmurinn virðist óöruggur?

Haltu fólki frá, ekki losa bönd og ekki reyna að styðja hallandi farm með handafli. Láttu bílstjóra eða hæft starfsfólk meta stöðuna og færa búnað ef þess þarf. Skráning má aðeins fara fram úr öruggri fjarlægð.

Hver er mikilvægasta aðgerðin við afhendingu?

Mikilvægast er að skoða og skrá ástand sendingarinnar áður en hún er flutt til, umbúðum fargað eða uppsetning hefst. Talning, skýr athugasemd og góðar ljósmyndir mynda saman traustan grunn að því að leysa hugsanlegt frávik.